Aujourd’hui, les entreprises sont obligées de traiter, stocker et diffuser d’importants volumes de données et doivent donc disposer d’un système d’accès à l’information fluide, sûr et confidentiel. La transformation numérique permet aux entreprises de réaliser toutes ces opérations de plus en plus rapidement et à un coût raisonnable.
Dans ce contexte, de nombreuses entreprises ont décidé de suivre une tendance à la dématérialisation massive des documents, tendance qui se développe depuis quelques années et dont l’objectif est de profiter du saut technologique.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
En résumé, la dématérialisation est le processus qui conduit à la création d’un document numérique juridiquement valable qui remplace le papier original. Grâce à ce processus, au lieu de devoir traiter de grandes quantités de documents papier, les entreprises acquerront les capacités nécessaires pour les numériser avec des applications spécifiques.
L’arrêté EHA/962/2007, qui définit les dispositions applicables à la numérisation des factures papier, permet aux entreprises d’entrer dans l’ère de la gestion dématérialisée avec la plus grande sérénité, en utilisant un système d’archivage numérique moins coûteux que l’archivage des documents papier.
Son principal objectif est d’accroître l’efficacité des processus et des services en permettant une gestion entièrement électronique des données et de tous les types de documents.
Comment fonctionne la dématérialisation ?
Passer du papier au numérique a souvent consisté à simplement numériser des documents et à les archiver sur un appareil électronique ou dans le nuage. Cependant, ces dernières années, un essor technologique a permis l’émergence d’un certain nombre de solutions dédiées.
Parmi les inventions les plus importantes figure la technologie de reconnaissance optique de caractères, communément appelée OCR. Ce système d’analyse informatisé permet de numériser un document texte et de le transformer en un fichier électronique automatisé qui peut être édité avec un traitement de texte sur l’ordinateur.
La dématérialisation permet aux entreprises de bénéficier d’une plus grande visibilité sur l’ensemble de leurs contenus et de mieux contrôler l’utilisation qui en est faite.
Quels documents peuvent être numérisés ?
Les organisations à la recherche de productivité et d’efficacité peuvent numériser différents types de documents :
• Les documents comptables (factures, notes de frais, etc.).
• Les documents des ressources humaines (fiches de paie, contrats de travail, etc.)
• Les mandats (mandats de gestion, mandats de vente, SEPA, etc.).
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
De nombreuses organisations ont opté pour la dématérialisation, car les documents numériques offrent de nombreux avantages. Et il existe aujourd’hui un certain nombre de solutions logicielles qui permettent de dématérialiser les processus métier. Les inclure dans la stratégie de transformation numérique de l’entreprise présente plusieurs avantages :
- Des économies de temps
Le premier avantage auquel on pense quand on parle de dématérialisation. Il n’est plus nécessaire de stocker de grandes quantités de documents inutiles pendant plusieurs années. Ils sont conservés en format numérique sur des serveurs sécurisés.
- Une amélioration de la productivité
Quand on parle de numérisation de documents, on parle de facilité d’utilisation. En effet, les employés peuvent accéder aux informations qu’ils recherchent en quelques clics seulement. Il n’est plus nécessaire de parler à un ou plusieurs collègues ou d’être physiquement présent au bureau. Tout est centralisé dans une seule interface, ce qui assure également une meilleure traçabilité. Grâce à un processus administratif beaucoup plus fluide, les employés ont plus de temps à consacrer à d’autres tâches génératrices de valeur.
- Une réduction des coûts
Maintenant que toutes les données de l’entreprise sont numérisées, il n’est plus nécessaire de prévoir un budget hebdomadaire pour le papier et l’encre.
